Contoh Struktur Organisasi, Perencanaan Tenaga Kerja Langsung dan Tak Langsung

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Struktur Organisasi

Organizational structure is partly affected by the firm’s external environment. Research suggests that firms organized to deal with reliable and stable markets may not be as effective in a complex, rapidly changing environment. The more certain the environment, the more likely the firm’s organizational structure may have a centralized hierarchy, with formalized rules and procedures. Organizations that operate with a high degree of environmental uncertainty may decentralize decision-making, rely less on formal rules and policies, and flatten their hierarchies (Nahm et al., 2003).

Struktur organisasi sebagian dipengaruhi oleh lingkungan eksternal perusahaan. Penelitian menunjukkan bahwa perusahaan diselenggarakan untuk menangani pasar handal dan stabil mungkin tidak efektif dalam lingkungan yang kompleks, cepat berubah. Semakin tertentu lingkungan, struktur perusahaan lebih mungkin organisasi mungkin memiliki hirarki terpusat, dengan aturan formal dan prosedur. Organisasi yang beroperasi dengan tingkat tinggi ketidakpastian lingkungan dapat mendesentralisasikan pengambilan keputusan, kurang mengandalkan aturan formal dan kebijakan, dan meratakan hirarki mereka  (Nahm et al., 2003).

2.2 Tipe Struktur Organisasi

a. Organisasi Garis (Line Organization)

Sangat umum ditemui dalam pekerjaan konstruksi yang tidak terlalu besar. Ciri-ciri organisasi ini antara lain; tujuannya sederhana, jumlah personel sedikit, hubungan pimpinan dan anggotanya secara langsung. Organisasi ini hanya dapat berjalan dengan baik apabila pimpinan mempunyai kemampuan manajerial yang baik, karena semua kemajuan dan kemunduran tergantung pimpinan (Sofyan, 2011).

b. Organisasi Fungsional (Staff Organization)

Organisasi yang memiliki susunan dari satuan-satuan yang menangani tugas-tugas spesifik sesuai deengan kebutuhan organisasi dan dilengkapi sub-ordinat. Untuk itu organisasi jenis ini sering juga dijumpai pada lembaga swasta ataupun kebanyakan organisasi lembaga birokrasi pemerintah. Ciri-ciri organisasi fungsional antara lain; pembagian tugas jelas dan tegas, tidak banyak memerlukan koordinasi, unit-unit organisasi berdasarkan spesialis kegiatan, dan level dibawah pimpinan puncak  dapat langsung mempunya wewenang memberikan perintah langsung pada unit-unit bawahan masing-masing (Sofyan, 2011).

2.3 Tenaga Kerja

Menurut Payaman Simanjuntak tenaga kerja (manpower) adalah penduduk yang sudah atau sedang bekerja, yang sedang mencari pekerjaan, dan yang melaksanakan kegiatan lain seperti bersekolah dan mengurus rumah tangga. Pengertian tenaga kerja dan bukan tenaga kerja menurutnya ditentukan oleh umur atau usia. Tenaga kerja terdiri dari angkatan kerja dan bukan angkatan kerja. Angkatan kerja atau labor force terdiri dari (Agusmidah, 2010):

(1)   Golongan yang bekerja, dan

(2)   Golongan yang menganggur atau yang sedang mencari pekerjaan.

Kelompok bukan angkatan kerja terdiri dari (Agusmidah, 2010):

(1)   Golongan yang bersekolah

(2)   Golongan yang mengurus rumah tangga, dan

(3)   Golongan lain-lain atau penerima pendapatan.

We begin with the U.S civilian noninstitutionnal adult population, which consists of all civilians 16 years of age and older, except those in prison or in mental hospitals. The adjective civilian means the definition excludes those in the military. From here on, references to the adult population mean the civilian noninstitutional adult population. The labor force consists of the people in the adult population who are either working or looking for work. Those who want a job but cannot find one are employed. The Bureau of Labor Statistics interviews 60.000 households monthly and counts people as unemployed if they have no job but want one and have looked for work at least once during the preceding four weeks (McEachern, 2009).

Kita mulai dengan populasi orang dewasa AS sipil noninstitutionnal, yang terdiri dari semua warga sipil 16 tahun dan lebih tua, kecuali yang berada di penjara atau di rumah sakit jiwa. The sipil sifat berarti definisi mengecualikan mereka di militer. Dari sini, referensi populasi orang dewasa berarti populasi orang dewasa sipil non-institusional. Angkatan kerja terdiri dari orang-orang dalam populasi orang dewasa yang bekerja atau mencari pekerjaan. Mereka yang ingin pekerjaan tapi tidak bisa menemukan satu yang bekerja. Biro Statistik Tenaga Kerja wawancara 60.000 rumah tangga bulanan dan dianggap sebagai orang pengangguran jika mereka punya pekerjaan tapi ingin satu dan telah mencari pekerjaan setidaknya sekali selama empat minggu sebelumnya (McEachern, 2009).

2.4 Perencanaan Fasilitas

Perencanaan fasilitas merupakan suatu kegiatan yang dilakukan sebelum perusahaan beroperasi, dan juga dilakukan setelah perusahaan beroperasi. Perencanaan fasilitas mempunyai subyek yang luas dan dapat diterapkan dalam berbagai bidang, misalnya untuk perencanaan suatu produkbaru, relokasi perkantoran, penambahan bagian pada suatu rumah sakit, atau perluasan ruang tunggu di suatu pelabuhan udara. Perencanaan fasilitas menentukan bagaimana suatu aset tetap perusahaan digunakan secara baik untuk menunjang tujuan perusahaan. Bagi suatu perusahaan manufaktur, perencanaan fasilitas termasuk menentukan bagaimana fasilitas pabrik digunakan secara efektif dan efisien dalam menunjang produksi. Demikian pula, dalam suatu rumah sakit, perencanaan fasilitas mencakup penentuan bagaimana fasilitas rumah sakit menunjang penyediaan pelayanan kesehatan bagi pasien (Herjanto, 2007).

Fasilities planning has taken on a whole new meaning in the past 10 years. In the past, facilities planning was primarily considered to bea science. In today`s competitive global marketplace, facilities planning is a strategy. Governments, educational institutions, and business no longer compete against one another individually. These entities now align themselves into cooperatives, organizations, assosiations, and ultimately synthesized supply chains, to remain competitive by bringing the customer into the process (Tompkins et al., 2010).

Perencanaan fasilitas telah diambil pada makna baru dalam 10 tahun terakhir. Di masa lalu, fasilitas perencanaan terutama dianggap bea ilmu. Pada hari ini pasar global yang semakin kompetitif, fasilitas perencanaan strategi. Pemerintah, lembaga pendidikan, dan bisnis tidak lagi bersaing satu sama lain secara individual. Entitas ini sekarang menyesuaikan diri menjadi koperasi, organisasi, asosiasi, dan rantai pasokan pada akhirnya disintesis, untuk tetap kompetitif dengan membawa pelanggan ke dalam proses (Tompkins et al., 2010).

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Struktur Organisasi

3.2 Job Description

PT. Liam Malik Furnitur memiliki struktur organisasi seperti yang tampak pada poin di atas. Sedangkan mengenai tugas dan wewenangnya yaitu sebagai berikut :

a. Presiden Direktur

Fungsi seorang presiden direktur adalah sebagai pemimpin perusahaan. Tugas-tugas seorang pemimpin antara lain yang pertama adalah merencanakan, mengawasi dan menilai hasil kerja direktur. Selanjutnya, presiden direktur berwenang menetapkan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan perusahaan dan menandatangani kontrak kerja atau kerja sama dengan pihak luar. Selain itu, pimpinan perusahaan juga bertindak dalam hal mengurus dan mengendalikan kekayaan perusahaan.

b. Wakil Presiden Direktur

Wakil presiden direktur berwenang memimpin, mengarahkan, menugaskan, mengawasi seluruh jajaran yang berada di bawah tanggung jawabnya. Lalu memastikan bahwa seluruh karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya menjalankan tugasnya dengan baik, efektif, dan efisien. Wakil presiden direktur juga bertindak sebagai presiden direktur jika presiden direktur berhalangan dan memberikan usulan kepada presiden direktur demi kemajuan perusahaan.

c. Direktur Personalia

Fungsi  pada bagian ini  adalah untuk mengurus  atau mengatur  tentang segala hal yang di kerjakan para karyawan dan mempunyai tugas antara lain melaksanakan pendapatan karyawaan. Lalu direktur personalia bertanggung jawab melaksanakan perhitungan atas hasil kerja karyawan dan memproyeksikan kebutuhan  perusahaan  terhadap  jumlah karyawan.

d. Direktur Pemasaran

Fungsi bagian pemasaran secara umum adalah untuk memasarkan hasil produk-produk meja komputer yang telah diproduksi untuk para konsumen dan mempunyai antara lain mengidentifikasi  dan  memahami  keinginan  pelanggan  dalam segmen pasar. Kemudian direktur pemasaran mengumpulkan keterangan mengenai kinerja produk dan membuat inovasi-inovasi baru. Selain itu, direktur bagian ini berwenang mengukur  citra  perusahaan  dan  kepuasaan  pelanggan  secara kontinyu. Secara khusus tugas dan wewenang direktur bagian pemasaran adalah:

• Melakukan usaha – usaha untuk mencari konsumen baru baik dalam negeri maupun luar negeri serta memelihara dan meningkatkan hubungan kerja dengan para konsumen yang sudah ada.
• Membuat surat penawaran dan mengirimkan sampel kepada calon konsumen atau konsumen yang ada.
• Membuat dokumen pengapalan sesuai kepentingan konsumen untuk proses pengurusan bea cukai dari negara tujuan dan mengirimkan kepada konsumen luar negeri dalam waktu kira – kira 10 hari sejak tanggal keberangkatan kapal.
• Menerima pesanan dan melaksanakan penjualan dalam negeri sesuai dengan harga yang telah ditetapkan, mutu dan jumlah yang dibutuhkan oleh konsumen pada waktu yang telah disepakati.
• Melakukan koordinasi dengan bagian gudang agar pesanan yang diterima bisa dikirim tepat waktu.
• Membuat surat penagihan dan mengirimkan kepada konsumen dalam negeri sesuai dengan kelengkapan dokumen yang diperlukan dalam penagihan.
• Menerima pesanan dan melaksanakan proses pengapalan keluar negeri sesuai dengan harga barang yang telah ditetapkan, mutu dan jumlah yang dibutuhkan oleh konsumen pada waktu yang telah disepakati.
• Mencari informasi tentang perkembangan produk puree yang menjadi trend, harga di pasar internasional dan perkembangan hasil akhir dari produk puree tersebut guna kepentingan diversifikasi produk.

e. Direktur Produksi

Fungsi bagian produksi adalah untuk menghasilkan suatu barang jadi atau setengah jadi. Jadi seorang direktur produksi PT. Liam Malik Furnitur berwenang dalam tugas melaksanakan kegiatan produksi. Selain itu, direktur bagian ini bertanggungjawab mengawasi kualitas hasil produksi dan memeriksa persedian gudang secara berkala.

e. Direktur Keuangan

Fungsi pada direktur bagian keuangan adalah bertanggungjawab untuk memproses tentang penjualan barang  yang  telah  di  jual  dalam  melaksanakan  kebutuhan  yang  diperlukan suatu perusahaan serta mengontrol upah gaji bagi tiap karyawan. Tugasnya melaksanakan pembuatan laporan keuangan secara berkala.

f. Manajer Ketenagakerjaan

Fungsinya untuk bertanggungjawab dalam ketenagakerjaan PT. Liam Malik Furnitur. Selain itu manajer ini mempunyai tugas yang berhubungan dengan ketenagakerjaan mulai dari perencanaan, perekrutan tenaga kerja, kompensasi, latihan dan pengembangan, keamanan, sarana dan prasarana, dan lain-lain.

g. Manajer Penjualan

Fungsi bagian penjualan untuk mengolah kegiatan penjualan dan menjual

hasil  produksi  perusahaan serta  mempunyai  tugas  untuk melaksanakan penjualan secara langsung dan melaporkan hasil  penjualan yang terjadi setiap hari. Dalam penjualan kegiatan promosi juga menjadi tanggung jawab manajer penjualan di bawah kepengawasan direktur pemasaran. Fungsinya  untuk memasyarakatkan  hasil  produksi  perusahaan  atau mempromosikan suatu inovasi produk terbaru kepada para pelanggan dan tugasnya membuat suatu laporan kegiatan promosi dan iklan.

h. Manajer Proses Produksi

Manajer proses produksi bertanggungjawab terhadap kelancaran produksi secara langsung. Tanggung jawab ini meliputi proses awal sampai akhir produksi meja komputer, mulai dari pemeriksaan tersedianya alat dan bahan untuk produksi, kesiapan tenaga kerja, ketepatan waktu produksi, sampai hasil akhir meja komputer.

i. Manajer QC dan R & D

Manajer ini memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenang antara lain yaitu mengkoordinasikan, mengarahkan, menugaskan, mengawasi seluruh karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya. Kemudian bertanggung jawab terhadap kualitas bahan baku yang diterima dan memastikan bahwa seluruh produk yang dihasilkan oleh bagian produksi sesuai dengan spesifikasi produk yang ditetapkan. Selanjutnya manajer ini bertugas menganalisa masalah – masalah mutu produk yang timbul dan menentukan langkah-langkah perbaikan atau penyempurnaan yang perlu dilakukan oleh departemen produksi untuk menghasilkan mutu produk yang sesuai spesifikasi. Wewenangnya adalah berhak untuk menghentikan jalannnya produksi dan mengkonsultasikan langkah perbaikan yang diperlukan guna menekan produk reject serendah – rendahnya dan melakukan pengembangan terhadap produk-produk baru berdasarkan informasi atau permintaan dari bagian pemasaran, engontrol label dan mutu produk jadi yang akan dikirim kepada konsumen, serta membuat laporan hasil kegiatan setelah proses produksi selesai.

j. Manajer Pembukuan

Fungsinya untuk megetahui laporan keuangan perusahaan setiap harinya dan  tugasnya  membuat  buku  jurnal  atau  buku  penerimaan  dan pengeluaran perusahaan.

k. Staf Proses

Staf proses bertanggung jawab kepada manajer proses produksi untuk melakukan proses pembuatan pkomponen – komponen meja komputer dan melakukan proses perakitan produksi.

l. Staf Packaging

Staf packaging bertanggung jawab kepada manajer proses produksi untuk melakukan proses packaging sesuai dengan barang yang di produksi yaitu meja komputer.

m. Staf PPIC

Staf PPIC bertugas membuat, memperbaiki, menyempurnakan, memastikan penerapan prosedur kerja PPIC yang baik dan melakukan pengadaan bahan baku dan perencanaan kedatangan bahan baku. Selanjutnya, bersama dengan bagian gudang melakukan pengecekan data gudang dan pengadaan bahan pendukung sesuai kondisi stock barang pada gudang. Staf ini juga bertanggung jawab membuat laporan produksi berkenaan dengan penggunaan bahan baku dan bahan pendukung.

n. Staf Maintenance

Staf maintenance bertugas membuat, memperbaiki, menyempurnakan, memastikan penerapan prosedur kerjamaintenance yang baik. Kemudian mereka melakukan pemeriksaan rutin dan terjadwal terhadap mesin produksi danutility lainnya serta membuat rencana perbaikan spare part yang rusak, mendekati rusak atau yang diperkirakan segera rusak dan memastikan bahwa pekerjaan maintenance dilakukan secara efektif, efisien, benar dan secepatnya terutama gangguan mesin saat produksi. Selain itu juga memastikan bahwa seluruh peralatan kerja dan peralatan bantu lainnya berada dalam keadaan baik, terawat, bersih serta terkontrol dengan baik.

o. Staf Gudang

Staf pergudangan bertanggungjawab terhadap penerimaan dan pengontrolan bahan baku yang diterima. Kemudian mengontrol bahan baku selama penyimpanandan mengeluarkan bahan sesuai dengan permintaan bagian produksi. Staf ini juga berwenang pada penerimaan dan pengontrolan barang jadi yang diterima dari bagian packaging, pengontrolan barang jadi selama disimpan, dan pengeluaran barang sesuai dengan permintaan dari bagian pemasaran.